マンションの管理組合を徹底解説!理事会役員の業務は管理会社に任せられる?

最終更新日:2021年12月02日
管理組合のアイキャッチ

「マンションの管理組合とは?」「理事会役員って面倒?」などの疑問を解決します!

マンション管理組合に関する知識や、購入してからおこなう業務などを徹底解説します。購入前に管理状況を見極める3つのコツも公開しています。

この記事は、ファイナンシャルプランナーの、岩井勇太さんに監修してもらいました!最後によくあるQ&Aに回答してもらったので、ぜひ参考にしてください。

監修 岩井 勇太
チャット不動産イエプラ メディア事業部
ファイナンシャル・プランナー
宅地建物取引士

日本FP協会認定のFP。不動産やライフプランに関する専門知識と経験を活かして、最適な物件選びから、長期的にみて損しない住宅購入までをサポートしています。一人暮らしやファミリー世帯など、幅広い世帯からリピートをいただいています。

マンション管理組合とは

管理組合とは、マンション全体を協力して管理するため、区分所有者(分譲マンションの買主)全員で構成する団体のことです。

分譲マンションを購入すると、必ず管理組合の組合員になります。売却などの理由で所有権を失うまで、脱退はできません。

お部屋の中(専有部分)は区分所有者が管理しますが、みんなで使う共用部分は、組合員全員が管理の当事者です。

管理とは、住みやすさや資産価値を保つための業務全般を言います。管理組合の業務は知識が必要なものも多く、全部または一部を管理会社に委託するのが一般的です。

岩井
岩井
マンションの管理状況は、物件探しの段階で見極めるべきです。管理組合の運営状況や、物件のメンテナンス状況に問題があると、入居してから苦労します。以降で、管理に関する知識や、管理状況を見極めるコツを、解説していきます。

分譲マンションのルールは区分所有法

分譲マンションでは「区分所有法」が適用されます。区分所有法とは、建物の内部で独立した区画の、権利関係などを定めた法律です。

管理組合は、区分所有法第三条にある「区分所有者の団体」の通称です。

「集会を開き、規約を定め、及び管理者を置くことができる」とされています。具体的な活動内容は、後ほど詳しく解説します。

マンション理事会役員とは

管理組合を構成するのは、理事会役員(以下、役員)と、一般の組合員です。図にまとめると以下のような構成です。

管理組合の組織図の説明イラスト

役員は1~2ヶ月ごとにある「理事会」に出席して、管理組合の業務を担当します。

役員に関する決まりは、マンションごとの居住ルール(管理規約)で定められます。一般的に、マンションの管理をとりまとめる「管理者」は理事長です。

国土交通省のマンション標準管理規約を参考に、主な役員を表にまとめました。

役割
理事長 管理組合の代表者として、業務をとりまとめる
副理事長 主に理事長のサポート。不在時は代理する
理事 理事会を構成するメンバーとしてさまざまな業務を担当する
会計担当理事 管理費などの収納、保管、運用、支出など会計業務をおこなう理事
監事 管理組合の業務や財産の運営状況をチェックして総会で報告する

理事は、管理組合でおこなう業務によって担当が分かれます。会計担当の他に「防災担当」や「自治会担当」などがあります。

理事長でも、独断でルールを決めたり、お金を使ったりはできません。理事会や、一般の組合員も含めた総会での多数決が必要です。

役員の選び方は管理規約による

役員の選び方は、管理規約によって異なります。一般の組合員の中から、立候補や推薦か、順番で回ってくるのが基本です。

管理規約で定めれば、外部の専門家(弁護士など)や、物件に住んでいない投資目的の区分所有者でも役員にできます。

国土交通省の「平成30年度マンション総合調査結果」によると、大半の管理組合で「居住の組合員」が役員を引き受けています。

選任できる役員の範囲 (複数回答可)
居住の組合員 1,326 (97.2%)
居住していない組合員 310 (22.7%)
居住組合員の同居親族 306 (22.4%)
専門家 20 (1.5%)
管理会社社員 7 (0.5%)

出典:平成30年度 マンション総合調査結果より抜粋

役員の任期は、同調査によると1~2年がもっとも多いです。マンションを買うときは、いずれ役員になる日が来ると考えておくべきです。

岩井
岩井
マンションによって個性があるので、物件を探すときは、管理組合まで意識しましょう。一般公開の情報だけだと管理状況はわからないので、仲介する担当者との連携が大切です。

管理組合の業務内容とは

管理組合の業務はマンション標準管理規約だと15項目にまとめられています。難しく書かれているので、以下で簡潔にまとめました。

管理組合の業務内容
  • ・共用部分の保全、清掃、ごみ処理など
  • ・共用部分の修繕、メンテナンス、記録
  • ・マンションに関する書類関係の保管
  • ・長期修繕計画の作成や変更、管理
  • ・修繕積立金や管理費の集金や運用
  • ・役所や警察、町内会などとの連絡
  • ・管理会社との連絡や管理員の雇用
  • ・公共料金や税金の支払い
  • ・マンション及び周辺の風紀や安全維持
  • ・総会(集会)の開催 など

出典:国土交通省 マンション標準管理規約を参考に作成

管理組合だけでは対応が難しい仕事は、総会の承認を得たうえで、外部に依頼するのが一般的です。

マンションの管理は「管理会社」に委託できる

マンションの管理は管理会社に委託する場合が多いです。業務内容が幅広く、すべて管理組合だけで自主管理するのは大変だからです。

築年数ごとの統計によると、平成以降のマンションでは90%以上の管理組合が、何かしらの業務を管理会社に委託しています。

管理会社に事務を委託している管理組合(築年数ごとの統計)

出典:平成30年度 マンション総合調査結果より抜粋して集計

築30~35年までの物件は、ほとんどの物件で管理会社が関わっています。

築40年以上だと自主管理の割合がやや増えるので、物件探しの際は事前に確認しましょう。管理会社のサポートがない物件は、管理組合の業務が大変な場合があるからです。

▶築年数の違いやおすすめの築年数はこちら

管理会社に頼める業務は契約内容による

管理会社に委託する内容は、管理委託契約書で取り決めます。国土交通省の「マンション標準管理委託契約書」では、以下の内容がベースとなっています。

委託できる業務の例
事務管理業務 ・次年度の収支予算案(素案)の作成
・前年度の収支決算案(素案)の作成
・管理費などの出納、収支状況の報告
・管理費などの滞納者への督促
・書類関係の保管、理事会や総会の支援
管理員業務 ・現地の管理員室に出勤、共用部の点検
・訪問者(業者など)の受付、立会い
・連絡事項の配布や掲示
・災害や事故が発生した際の連絡、報告
清掃業務 ・共用部分の掃き掃除、ゴミ拾い
・特殊清掃(カーペット洗浄など)
・植え込みの水まきや除草
建物・設備
管理業務
・外観や共用部分の目視点検
・電気設備や給排水設備の点検
・建物の安全点検(建築基準法12条点検)
・エレベーターや機械式駐車場の点検

会計などの事務管理業務は「基幹事務」と呼ばれ、重要な業務です。国土交通省の「マンション管理業者登録簿」への登録を受けた管理会社は対応が可能です。

管理組合の業務を契約の範囲で対応する他には、マンションの維持管理に関する提案など、管理組合の運営のサポートをしてくれます。

組合員の役割は「総会」に参加すること

一般の組合員の役割は「総会」に参加することです。理事会からの議決事項に対して、賛成や反対の多数決をおこないます。

総会の説明イラスト

総会は2種類で、少なくとも年に一度はある「通常総会」と、必要に応じて理事会が開催を決める「臨時総会」があります。

議決事項は、管理規約に「総会の決議が必要」と定められている内容や、管理に対する重要な内容です。以下で、例をまとめました。

議決事項の例
  • ・収支決算、事業報告
  • ・収支予算、事業計画
  • ・管理規約や使用細則の制定、変更、廃止
  • ・役員の選任、解任、役員活動費の額
  • ・長期修繕計画の作成、変更
  • ・修繕積立金と管理費の額や使い道
  • ・義務違反者に対する訴えの提起、担当者
  • ・建物の一部が滅失した場合の復旧
  • ・建替えや売却に関する事項
  • ・管理委託契約について 他、重要な事項

出典:国土交通省 マンション標準管理規約を参考に作成

通常総会では、役員から一般の組合員に、運営状況を報告します。次の年度の予定も説明して、計画に反対がなければ、役員が中心に管理組合を運営していきます。

臨時総会は、総会の決議がいるできごとがなければ、特に実施されません。

組合員は「議決権」を持っている

組合員は「議決権」を持っています。1部屋に1票、専有床面積や不動産価値の割合といった基準で、多数決の票を持ちます。票の基準は、管理規約で定められます。

マンション標準管理規約では、総会は議決権の半数以上の出席が必要とされています。内容の重さによって「普通決議」と「特別決議」の、2種類の多数決があります。

普通決議は、出席した組合員の議決権の過半数で決定します。特別決議は基準が厳しく、マンションの建替えなどの際におこないます。

特別決議が必要な議決事項
  • ・管理規約の制定、変更、廃止
  • ・義務違反者に対する措置
  • ・敷地と共用部分の重大変更
  • ・大規模滅失の際の共用部分の復旧
  • ・総会で特別決議が必要と決めた事項

生活が一変するような変更は、組合員の承認を得るハードルが高いです。

建替え予定などは、物件探しの段階で不動産屋が調べます。購入前に心配しすぎる必要はありません。

管理が良いと資産価値が保てる

管理が適切だと、マンションの資産価値が保てます。コンクリート造のマンションは、手入れ次第で100年以上もつと言われています。

外壁のひび割れや水漏れを放置すると、大幅な工事が必要な問題が起きる可能性があります。日常的に点検していれば、費用を抑えた補修で建物を維持できます。

管理会社に業務を委託している場合でも、点検や補修を任せっきりにはできません。管理会社は、あくまで管理組合の委託に基づいて仕事をするからです。

組合員全員が当事者として、役員や管理会社と連携して維持管理をすることが大切です。

岩井
岩井
一般の組合員が管理状況について要望を出すときの窓口は、マンションによって異なります。理事会に要望書を出したり、管理人や管理会社に電話したりとさまざまです。管理規約や使用細則にルールが定められています。

マンションの管理状況を見極める3つのコツ

マンションを買う前に、管理状況の良し悪しを見極める3つのコツを解説します。

書類と物件から、管理組合の運営状況と、建物自体のメンテナンス状況を判断できます。

  • ①管理組合の書類を見せてもらう
  • ②修繕積立金と管理費が妥当か見る
  • ③実際に内見して現地を確かめる

①管理組合の書類を見せてもらう

管理組合では、マンションの管理についてまとめた書類を保管しています。購入するときは、不動産屋に書類を取り寄せてもらいましょう。

住みたい物件が見つかるまでは、取り寄せる必要はありません。発行に手数料がかかる場合があるからです。

管理状況を確かめる書類には、以下のような書類があります。

確認できる内容
重要事項調査報告書 管理体制や共用部分の情報、耐震診断の有無など幅広く記載
長期修繕計画 大規模修繕の部位ごとの計画と実施状況、収支状況など
総会議案書と議事録 管理組合の総会(話し合い)の議案や決定事項など
管理規約と使用細則 禁止事項やゴミ出しルール、違反者への措置など、入居中のルール

重要な情報は「重要事項調査報告書」にまとめられています。管理組合の収支と、修繕積立金の総額や滞納額がないかチェックしましょう。

もし売主に滞納があると、購入時に買主が負担する必要があります。滞納が多いマンションは、問題がある可能性が高いです。

長期修繕計画」では、約10年周期の大規模修繕に向けた計画がチェックできます。現在までの記録も見れるので、メンテナンス履歴を確かめてください。

議事録などは、閲覧できない場合があります。情報は可能な限り見せてもらいましょう。

管理規約でルールを確かめるべき

管理規約はマンションごとのルールです。希望の暮らしができそうか、必ずチェックしておきましょう。

役員になれる人の範囲や、ペットの飼育ができるかどうか、内装を工事したいときのルールなども定められています。

バルコニーや玄関扉の内側外側など、共用部分がどこにあたるかが記載されています。共用部分は勝手に変更できないので、内容によってはリフォームが制限されます。

使用細則は、より細かい居住ルールが定められています。

②修繕積立金と管理費が妥当か見る

修繕積立金と管理費は、金額が妥当かどうかが重要です。適切な管理のための必要経費なので、納得できる金額かを確かめましょう。

修繕積立金は、大規模修繕に備えて積み立てる費用です。改修工事の際に不足すると、組合員から一時金を集めたり、管理組合でローンを組んだりする場合があります。

管理組合の運営状況が良くないと、入居後の値上げなどの出費が予想されます。妥当かどうか見極めは難しい部分なので、仲介する担当者に積極的に質問しましょう。

管理費は、日常的なメンテナンスに使う費用です。機械式駐車場やプールなど、高額な共用設備があるほど、高い傾向があります。

▶修繕積立金と管理費の解説はこちら

③実際に内見して現地を確かめる

実際にマンションを内見(内覧)すると、建物のメンテナンス状況が確かめられます。外壁のひび割れや、掃除が行き届いているかをチェックしましょう。

ごみ捨て場や駐輪場が散らかっていたり、壁に落書きがあったりするマンションは、管理状況がよくない可能性があります。

住人のマナーもある程度は確かめられるので、曜日や時間を変えて何回か内見するべきです。

内見や購入前のチェックポイントは、以下の記事でも詳しく解説しています。

▶中古マンションの注意点50項目はこちら

管理組合に関するよくあるQ&A

管理組合に関するよくあるQ&Aを、チャット不動産イエプラの岩井さんに回答してもらいました。

岩井さん(宅建士、日本FP協会認定のFP)
チャット不動産イエプラの岩井さん不動産やライフプランに関する専門知識と経験を活かして、最適な物件選びから、長期的にみて損しない住宅購入までをサポートしています。一人暮らしやファミリー世帯など、幅広い世帯からリピートをいただいています。

実際によくある質問に対する回答なので、ぜひ参考にしてください。

管理組合に関するQ&A
  • Q1.管理組合と自治会の違いは?
  • Q2.管理組合法人とは?
  • Q3.役員の人数は何人くらい?
  • Q4.管理組合の業務が心配
  • Q5.役員はタダ働き?
  • Q6.役員は拒否できる?
  • Q7.役員は理由があれば辞められる?
  • Q8.総会に参加できない場合は?
  • Q9.共用部分を手入れしてもいい?
  • Q10.専用使用部分とは?
  • Q11.賃借人は管理組合と関係ある?
Q1.管理組合と自治会の違いは?
A 活動の目的が異なります。

管理組合は、マンションの資産価値と、住環境の維持管理のために活動します。加入は強制で、区分所有者である限り、脱退はできません。

自治会や町内会は、親睦を深めて地域を活性化するのが目的です。加入と脱退は任意で、毎月200~1,000円ほど会費がかかります。

長く住む地域で顔を合わせるので、加入したほうが無難です。高いと月5,000円を超えるケースもあるので、入居後の固定費に含めて考えましょう。

Q2.管理組合法人とは?
A 法人化した管理組合のことです。

管理組合を法人化すると、管理組合の名義で登記したり、口座を作成したりできます。

権利関係が明確になるので、組合員から集金したお金の管理や、相続などでトラブルが起きにくいです。

役員の交代など、変更があると登記する手間はありますが、法人化のメリットは大きいです。

Q3.役員の人数は何人くらい?
A 10~15戸あたり1人が目安で、管理規約によって異なります。

国土交通省のマンション標準管理規約コメントでは「10~15戸につき1名選出」「○~○名という枠により定めることもできる」とされています。

統計では、お部屋の戸数が多いほど人数が増える傾向があります。大規模なマンションでは、役員が20人ほどの場合もあります。

1~5人 6~9人 10~15人
20戸以下 94.0% 4.0% 1.0%
21~30戸 94.7% 3.9% 0.0%
31~50戸 88.7% 9.4% 0.2%
51~75戸 72.7% 21.9% 3.4%
76~100戸 48.8% 43.0% 5.7%
101~150戸 18.3% 58.2% 18.4%

出典:平成30年度 マンション総合調査結果より抜粋して集計

管理会社に業務を依頼していれば、5人までの少人数でも充分、運営できます。

管理規約で定める役員数が多いほど、自分が役員をする可能性は上がります。

Q4.管理組合の業務が心配
A 管理会社や役員の経験者にサポートを受けて対応しましょう。

役員として担当する業務は、管理組合の運営次第です。ほとんどの管理業務を、管理会社に委託しているマンションもあります。

役員になると、1~2ヶ月に1回は理事会に参加が必要です。休日に時間をとられる可能性は、どの物件でも同じです。

平日だと集まりづらいので、理事会の開催は土曜か日曜の、日中が一般的です。

Q5.役員はタダ働き?
A 管理組合によっては報酬が出ます。

役員になると、管理組合によっては報酬があります。金額は月1,000~5,000円ほどで、多いと月10,000円以上です。

平成30年度マンション総合調査結果の統計では、約20%の管理組合が報酬を定めています。

報酬がないマンションと、役員の業務内容に大差がないケースもあります。役員の報酬がある場合は、管理費が高くないかをチェックしましょう。

Q6.役員は拒否できる?
A やむを得ない理由がなければ、引き受けるべきです。

断っても特にペナルティはありません。ただし、他の住人に協力的でないと思われると、住みづらくなってしまいます。

役員のなり手がいないときは、外部の専門家に役員を依頼する方法があります。しかし、費用がかかるので管理費が値上がりする原因になります。

健康面や仕事の関係で引き受けられないときは、丁重に断りましょう。

Q7.役員は理由があれば辞められる?
A 理由がなくても、別の役員が決まれば辞められます。

役員を辞めたいときは、別の役員を決める必要があります。管理規約の、役員が欠けたときのルールを確認しておきましょう。

あらかじめ補欠を決めておく、理事会の決議で別の役員を決めるなど、ルールが定められているのが一般的です。

Q8.総会に参加できない場合は?
A 書類を提出して対応します。

事情があり総会に参加できない場合は「委任状」を書いて、代理人に出席してもらう方法があります。

または、事前に通知がある議案に対して、賛成か反対を回答する「議決権行使書」を提出します。出席して多数決に参加したものと扱われます。

議決権行使書を書く組合員のイラスト

ちなみに、管理規約で定めればWeb会議システムでの開催も可能です。

Q9.共用部分を手入れしてもいい?
A 個人でおこなって良いことは基本的に掃除のみです。

管理規約に特別な定めがなければ「保存行為」と呼ばれる現状維持の手入れのみできます。掃除や、ごみ拾いなどです。

共有物を貸し出す「管理行為」や、増改築などの「変更行為」には、総会の承認が必要です。

勝手に共用部分に手を加えると、管理規約に違反する可能性があります。購入前に管理規約を必ず確認しましょう。

Q10.専用使用部分とは?
A 共用部分でも一定の住人が専用で使う部分のことです。

区分所有者の専用で使われる共用部分は、主にバルコニー(ベランダ)です。他にはドアの外側、玄関ドアのシリンダーなどです。

専用使用部分の日常的な管理は、区分所有者自身がおこないます。ただし、工事で変更を加える際には許可が必要です。

ちなみに、1階の専用庭やルーフバルコニーなど、特別に使える部分には「専用使用料」がかかります。

専用使用料や、管理組合が管理する駐車場などの利用料は、修繕積立金や管理費の残高に充てられるのが一般的です。

Q11.賃借人は管理組合と関係ある?
A 賃借人は管理組合のルールを守る必要があります。

分譲マンションの賃貸を借りた入居者(賃借人)は、組合員ではなく、議決権はありません。

しかし、管理規約や使用細則にある居住ルールは守る必要があります。

賃借人のように、区分所有者以外でも、利害関係者は総会に参加して意見が述べられます。

ちなみに、管理規約で定めれば、賃借人でも役員になれます。

岩井
岩井
役員のなり手が少ないと、役員になれる範囲を広げる場合があります。外部に任せすぎず、区分所有者が積極的に関わることで財産を守れます。管理組合の運営は住みやすさの他に、費用面でも重要です。見極めるための知識をつけておきましょう。

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